¿Utiliza usted su tiempo de forma óptima?

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Es muy frecuente ver como algunos empresarios por mantener unos gastos fijos bajos evitan contratar cierto personal clave o contratan una persona inadecuada (más barata) para liderar ciertos procesos.

Recientemente el gerente de una compañía con 160 empleados me dijo que la aprobación de pagos y manejo de tesorería estaba consumiendo el 70% de su tiempo. En otras empresas los gerentes hacen de todo, desde atender a un vendedor de suministros no estratégicos, llevar productos donde clientes, hasta ir a una capacitación en seguridad en el trabajo.

¿La pregunta es, ese es el mejor uso de su tiempo? ¿Lavar los platos en su casa, hacer una diligencia en el carro o ir al banco le genera valor a su negocio y a su vida?

¡Busque ayuda! Volviendo al ejemplo del Gerente anterior, ¿será que contratar una persona de 3 o 5 millones al mes con prestaciones para liderar el manejo de tesorería y liberar el 70% de su tiempo vale la pena? Por supuesto, y si no tiene como pagarle pues analice bien la situación de su compañía.

Deje que el tesorero prepare los pagos y usted simplemente revise y apruebe, establezca mecanismos de control, rediseñe los procesos y delegue. ¿Usted no confía en nadie? Tal vez no ha encontrado las personas correctas pero estas están en la calle y su misión es encontrarlas.

Yo personalmente delego hasta la simple tarea de pedir una cita odontológica o hacer una llamada para confirmar una invitación, e invierto mi tiempo en actividades que generen valor como atender a mis clientes, ejecutar cierta parte de los proyectos, pensar, crear, aprender y pasar tiempo con mi familia.

Utilice mejor su tiempo, cuando sea posible realice las reuniones con sus clientes o proveedores de forma telefónica con la ayuda de herramientas como www.join.me o Skype, trate de no conducir en horas pico, empiece a trabajar desde su casa a primera hora en la mañana (después de hacer ejercicio) y salga para su oficina cuando el tráfico es liviano. Y si está gastando más de dos horas al día conduciendo contrate un conductor y aproveche el tiempo en su vehículo para hacer llamadas, revisar información y pensar.

Invierta el 95% de su tiempo en fortalecer los ingresos de su empresa, crear ventajas competitivas, mejorar sus productos o servicios y solamente el 5% en ahorrar gastos poco relevantes como un tesorero que le va a evitar grandes dolores de cabeza.

No trate de ser CEO, CFO, director de tecnología y de recursos  humanos, zapatero a tus zapatos, contrate las personas adecuadas para liderar estos procesos o subcontrate algunos de ellos por outsourcing, hoy en día muchas de estas actividades se pueden tercerizar.

En algunas empresas no tener un gerente financiero o un equipo contable calificado termina saliendo más costoso, la contabilidad tiene problemas, los costos y márgenes no están correctamente calculados y al final la compañía termina no solamente con problemas operativos y de gestión, sino también con problemas tributarios (Ej. No pueden pedir devolución de retención en la fuente a la Dian por miedo a una visita de fiscalización).

Otro problema surge cuando el dueño o fundador de una compañía mediana o grande hace todo y no tiene un buen equipo, la empresa se vuelve difícil de vender o vale poco.

Si usted o alguien que conozca sufre de este tipo de problemas, posiblemente tampoco tiene una junta directiva calificada que le haga caer en cuenta de sus errores. Conforme una.

Conclusión, enfoque su tiempo en las actividades que realmente crean valor, ningún empleado o contratista es caro si con su trabajo le hace ganar más dinero a su empresa y logre que esta sea una máquina de producir dinero así usted no esté presente.

Autor: Simón Restrepo Barth, magíster en finanzas, profesor, consultor y socio gerente de Artika Banca de Inversión.