Gracias a mi trabajo tengo la fortuna de reunirme con los gerentes y dueños de 2 ó 3 empresas nuevas por mes, tengo la oportunidad de conocer de primera mano los éxitos y fracasos de las mismas y en las empresas más exitosas he notado algo en común: La disciplina que tienen sus administradores para gestionar sus negocios. A continuación compartiré con ustedes algunas buenas prácticas:

• Administración del capital de trabajo: El capital de trabajo es el oxígeno de las empresas. Éste está compuesto, en la mayoría de ellas, por los inventarios, las cuentas por cobrar y el efectivo disponible. Parte de este capital de trabajo se financia con los pasivos operativos que son gratis como las cuentas por pagar a proveedores, impuestos por pagar y los pasivos laborales.

El capital de trabajo hay que cuidarlo con mucha disciplina. Es importante que las empresas hagan un inventario físico de ser posible todos los meses, es indispensable llevar muy buena trazabilidad del mismo, controlar las pérdidas y poner en marcha acciones para liquidar inventarios de baja rotación. El inventario y el efectivo son casi lo mismo. Si usted no descuida su billetera o su tarjeta débito ¿por qué descuida el control de su inventario?

Con respecto a las cuentas por cobrar, es indispensable tener responsables haciendo seguimiento a los pagos de los clientes y al cobro activo de las cuentas que se encuentren vencidas. Cuando hay cuentas incobrables se debe contratar empresas para que lleven a cabo cobro jurídico.

A los proveedores y empleados es indispensable pagarles a tiempo, eso sí, negocie con los proveedores plazos razonables de pago que le permitan financiar parte de su capital de trabajo con éstos; 30 días normalmente es un tiempo prudente para pagarles.

• El capital humano es su principal activo, tener las personas correctas en los puestos correctos es imprescindible. ¿Qué tan exhaustivo es su proceso de contratación? ¿Se apoya usted en cazatalentos y psicólogos para contratar a sus empleados? ¿Les hace usted verificación de antecedentes judiciales?

Yo considero que se pierde tiempo y dinero cuando se contrata empleados inadecuados, es mejor invertir dinero contratando un cazatalentos que le ayude a contratar los mejores empleados y esto se paga solo. Las pruebas psicotécnicas le pueden ayudar a detectar si una persona cuenta con las capacidades y aptitudes para hacer bien su trabajo.

• Decisiones de inversión y des inversión: ¿Cómo se toman las decisiones de inversión y des inversión en su empresa? Usted está planeando abrir una nueva planta de producción en la cual va a invertir 5000 millones de pesos ¿qué estudios de factibilidad realiza para tomar esa importante decisión?

En la mayoría de las empresas las decisiones se toman por instinto y sentido común sin realizar los estudios adecuados, esto puede llevar a invertir en proyectos que tienen VPN (valor presente neto) negativo, proyectos cuya tasa interna de retorno no compensa el costo del capital y el riesgo asumido.

Usted debería tener muy claro antes de realizar inversiones importantes:

-¿Cuál es el punto de equilibrio del proyecto? ¿Cuánto debo vender para no ganar ni perder en unidades y/o en pesos?

-¿Es esta la mejor inversión que puedo realizar con los recursos disponibles o qué oportunidades debo priorizar?

-Si no se cumplen las expectativas de ventas, ¿estoy poniendo en riesgo financiero mi compañía? Si nos equivocamos en esta decisión de inversión, ¿ponemos en riesgo todo el futuro de la empresa? ¿Cuál es mi grado de apalancamiento operativo y financiero?

• Costos de Ventas: ¿Cuál es el costo real de su mercancía vendida o servicio prestado? Cuando uno no conoce sus costos reales es muy difícil saber con exactitud cuáles son los márgenes de contribución y esto puede afectar a su vez la definición de precios de venta. Asesórese bien sobre la forma adecuada de calcular sus costos de producción, no confíe plenamente en las cifras que le presentan sus contadores y empleados ya que es común que estos costos no se calculen correctamente.

• Administración de Tesorería: ¿Cómo es el manejo de su tesorería? ¿Cuántas personas tienen acceso a sus cuentas bancarias? ¿Existen dobles controles a la hora de hacer pagos y dispersiones? En todas las empresas se presentan robos internos, estos se dan a través del manejo de efectivo, robo de inventarios, sobrecostos en compras, jineteo de los vendedores y cajeros, desviación de cheques, etc.

Revise qué controles se tienen para el manejo de todos sus recursos y en especial sus cuentas bancarias, todos los pagos deben ser aprobados por mínimo 2 personas y cada mes se debe realizar el arqueo de cajas físicas y conciliaciones bancarias.

• Estado de Flujo de Efectivo: Revise mensualmente el estado de flujo de efectivo, la mayoría de las empresas no acostumbran llevar este importante estado financiero que le sirve para, en primer lugar, para conocer cómo se generan los recursos financieros y como se utilizan y, segundo, también como medida de control para saber si los estados de resultados reflejan la realidad del negocio. Tergiversar las utilidades es muy fácil, pero el estado de flujo de efectivo es mucho más difícil.

• Sistemas de Información: Aproveche al tecnología a su favor, siempre es bueno contar con un software ERP (Enterprise Resource Planning) que integre la información contable con los diferentes recursos (empleados, producción, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc.). Además, esto puede ir acompañado de sistemas de códigos de barras para facilitar el manejo de inventarios.

• Nivel de Endeudamiento y Estructura de Capital: El apalancamiento financiero bien utilizado maximiza el retorno sobre la inversión de los socios de una compañía. Además, los intereses son deducibles de impuestos y generan un escudo fiscal que incrementa el valor de su empresa. Pero la deuda es un arma de doble filo porque puede maximizar las utilidades o las pérdidas. Lo ideal es manejar un nivel de endeudamiento que sea adecuado y que no ponga en riesgo su empresa en caso de una disminución en las ventas. Recuerde que la economía es cíclica y tiene épocas de bonanza (crecimiento) y otras de desaceleración (recesión).

Su nivel de endeudamiento debe ser moderado y capaz de soportar cualquier ciclo económico. Además, las empresas que no exportan y no tienen una cobertura natural de tasa de cambio no deben endeudarse en dólares, sólo en pesos. Tenga en cuenta que los flujos de caja de ingresos deben coincidir con sus compromisos financieros. Es común que algunas empresas se endeudan en gran proporción a corto plazo buscando mejores tasas y después caen en estrés financiero y tienen dificultades para pagar sus deudas.

Asesórese para encontrar su estructura óptima de capital, optimizar sus pasivos actuales, reducir su costo promedio ponderado de capital (WACC) y evitar riesgos innecesarios.

• Impuestos: Muchas empresas acuden a prácticas inadecuadas como mecanismo de optimización tributaria, incurriendo en riesgos peores que el pago de impuestos mismo, llevan doble contabilidad para presentar menores utilidades y pagar menos impuestos. Las empresas más exitosas que conozco generalmente hacen todo correctamente, pagan sus impuestos correctamente, son justas con sus empleados y con sus proveedores.

Contrate asesores tributarios preparados y con buenas credenciales que le ayuden a disminuir su tasa efectiva de impuestos utilizando las normas tributarias a su favor realizando planeaciones tributarias óptimas, pero evite acudir a prácticas que desbordan la legalidad (pues esto se convierte en un secreto a voces que lo mantendrá en un riesgo permanente muy alto), comprar facturas y violar las normas tributarias, ya que esto generalmente se vuelve en contra de la empresa y una multa puede ser bastante onerosa. Además, si algún día se aparece un comprador interesado en su empresa y usted tiene muchas contingencias y riesgos tributarios, el negocio se puede dañar y esto le puede salir bastante caro, le puede costar más que todos los impuestos que se ahorró violando el estatuto tributario y demás normas concordantes.

Recuerde: Los compradores grandes y sofisticados que pueden pagar más por su compañía quieren comprar empresas correctamente administradas, organizadas, con pocas contingencias legales, tributarias, laborales y excelente reputación.

Antes de tomar cualquier decisión, pregúntese: ¿Qué haría el CEO de una mega-corporación exitosa si estuviera en mi lugar?

Por último, siempre es bueno contar con auditores externos y revisores fiscales que estén revisando cómo se administra su empresa; asesórese bien y haga todo correctamente. Es difícil conocer el estado real de su negocio y controlar todo cuando existen manejos inadecuados, recuerde que éstos manejos son realizados por sus empleados y éstos no lo van a acompañar toda la vida en sus negocios.

Autor: Simón Restrepo Barth, profesor de finanzas, Magíster en Finanzas de la Universidad de Los Andes, gerente y socio de Artika Banca de Inversión.