Personalmente, considero que un adecuado presupuesto de 12 a 18 meses es la guía ideal para la toma de decisiones de ejecución de Capex y Opex en el corto plazo.

Recordemos que el Capex o Capital expenditure, se refiere a la adquisición de activos fijos que luego serán depreciados, entre estos se encuentran propiedades, maquinaria, computadores, vehículos, muebles y enseres, etc. El Opex u operating expenses, se refieren a los gastos de operación como pago de nómina, servicios públicos, honorarios, renta de inmuebles, entre otros.

Es frecuente que mis clientes de asesoría me pregunten:

• ¿Que opinas si contratamos dos vendedores adicionales?
• ¿Podemos comprar este ERP (software para el manejo integral de los recursos y la contabilidad de la empresa)? ¿Sería mejor comprarlo o arrendarlo?
• ¿Te parece bien si compramos este lote en Zona Franca y lo pagamos en cuotas a 6 meses?

Mi respuesta siempre es que se debe revisar el estado de flujo de efectivo de los últimos meses para ver como se está comportando la generación de caja de la compañía, y revisar de igual manera el presupuesto. Para mí, en la gestión de mí firma, también es fundamental tener el presupuesto en mente para decidir si contrato personal adicional, y conocer con qué recursos puedo contar para invertir en el desarrollo de proyectos y la repartición de dividendos.

El presupuesto no se debe hacer solamente a nivel de estado de resultados (PyG), sino también a nivel de estado de flujo de efectivo, ya que es finalmente el recaudo de cuentas por cobrar y los pagos, lo que me da una mejor claridad de los recursos disponibles para ejecutar y de las posibles necesidades de financiación que pueda tener la compañía. En el corto plazo, el presupuesto se debe realizar de una forma muy detallada, mes a mes, con las expectativas de ventas por cada línea de producto o servicio, con la nómina detallada, gastos fijos y otros egresos detallados.

Los presupuestos no se deben hacer ni optimistas ni pesimistas, deben ser lo más realistas posibles, esto es, que reflejen el escenario de mayor probabilidad de ocurrencia sin esperar milagros extraordinarios en crecimientos ni caídas injustificadas en las ventas.

Ya solo faltan 3 meses para que termine el año fiscal en Colombia, es un excelente momento para actualizar el presupuesto con los resultados que se han obtenido hasta septiembre de modo que se pueda tener una mejor perspectiva de cómo será el cierre.

A pesar de estas recomendaciones, veo muchas empresas que esperan hasta los últimos días de diciembre para pensar que pueden hacer para bajar la base gravable, es decir presentar menos utilidades, de modo que puedan pagar menos impuestos. Habitualmente lo que termina pasando es que estos últimos no se pueden reducir de una forma adecuada o se terminan causando gastos que pudieran ser refutados durante una visita de la Dian, para el caso colombiano. Lo ideal es planificar con tiempo para poder tomar las medidas requeridas y hacerlo de una forma que no sea cuestionable.

Por otro lado, hay empresas que no han tenido un buen año y que posiblemente vayan a generar pérdidas, lo cual los afectará sobre todo si necesitan mantener cupos abiertos con los bancos o necesitan mantener ciertos indicadores financieros para poder licitar con el Estado. Todavía hay tiempo para revisar los proyectos en ejecución, las estrategias comerciales y buscar la manera de tener un mejor cierre.

En conclusión, la recomendación siempre será: mantenga siempre el presupuesto actualizado, tanto de estado de resultados como de flujos de efectivo, este presupuesto debe ser detallado y reflejar el escenario más probable. Aproveche la información para hacer planificación tributaria y para afinar sus planes comerciales, y recuerde, no navegue el complicado mundo empresarial sin un buen GPS financiero: quien no planifica para ganar, planifica para fallar.

Escrito por Simón Restrepo

Banquero de Inversión, Profesor de Finanzas y Partner de ONEtoONE Corporate Finance.

Octubre de 2018